Algemene Voorwaarden

1. Inleiding en aanvaarding

Deze algemene voorwaarden ("Voorwaarden") vormen een juridisch bindende overeenkomst tussen jou ("Klant", "jij" of "jouw") en SmartAutomated ("Bedrijf", "wij", "ons" of "onze") en zijn van toepassing op het gebruik van onze website, diensten en alle gerelateerde automatiseringsoplossingen die wij aanbieden.

Door onze website te bezoeken of onze diensten af te nemen, bevestig je dat je deze Voorwaarden hebt gelezen, begrepen en ermee akkoord gaat. Ga je hier niet mee akkoord, maak dan geen gebruik van onze diensten.

2. Definities

• "Diensten" verwijst naar alle automatiseringsoplossingen, advies, ontwikkeling en aanverwante diensten van SmartAutomated
• "Deliverables" zijn alle werkresultaten, automatiseringen, integraties of materialen die voor de Klant worden gecreëerd
• "Project" verwijst naar de specifieke projectomvang die tussen Klant en Bedrijf is overeengekomen
• "Intellectuele eigendom" omvat octrooien, auteursrechten, handelsmerken, bedrijfsgeheimen en andere eigendomsrechten

3. Onze diensten

SmartAutomated biedt digitale automatiseringsoplossingen aan, waaronder maar niet beperkt tot:

• Werkstroomautomatisering en procesoptimalisatie
• E-mail- en CRM-automatiseringen
• AI-spraakagenten en belsystemen
• Maatwerk AI-assistenten en chatbots
• GEO-optimalisatie voor AI-zoekmachines
• Specifieke automatiseringsoplossingen op maat

De specifieke projectomvang, timing en deliverables worden per project vastgelegd in een apart projectvoorstel of opdrachtbevestiging ("OB") dat, eenmaal aanvaard, deel uitmaakt van deze Voorwaarden.

4. Verplichtingen van de klant

Als Klant verbind je je ertoe om:

• Nauwkeurige en volledige informatie te verstrekken die nodig is voor het project
• Tijdig toegang te verlenen tot vereiste systemen, accounts en gegevens
• Tijdig te reageren op verzoeken om feedback of goedkeuring
• Te bevestigen dat je het wettelijke recht hebt om de door jou aangeleverde materialen te gebruiken
• Onze diensten niet te gebruiken voor onwettige of verboden doeleinden
• De vertrouwelijkheid te bewaren van eventuele inloggegevens die wij verstrekken

5. Tarieven en betaling

5.1 Prijzen

Alle tarieven worden duidelijk vermeld in het projectvoorstel of de opdrachtbevestiging. Tenzij anders vermeld, zijn prijzen uitgedrukt in euro (EUR) en zijn exclusief van toepassing zijnde btw.

5.2 Betalingsvoorwaarden

• Een voorschot van 50% is vereist vóór de start van het project
• Het resterende saldo is verschuldigd bij oplevering van het project of volgens de overeengekomen mijlpalen
• Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na ontvangst
• Bij laattijdige betaling kan interest worden aangerekend van 8% boven de basisrentevoet van de Europese Centrale Bank

5.3 Btw

Voor klanten gevestigd in de EU wordt btw aangerekend aan het toepasselijke tarief. Zakelijke klanten in andere EU-lidstaten kunnen hun geldig btw-nummer opgeven voor toepassing van de verleggingsregeling.

6. Intellectuele eigendomsrechten

6.1 Eigendom van de klant

Na volledige betaling verkrijgt de Klant het volledige eigendom van alle maatwerk deliverables die specifiek voor het project zijn gecreëerd, inclusief automatiseringen, werkstromen en maatwerk code.

6.2 Eigendom van het bedrijf

SmartAutomated behoudt het eigendom van:

• Bestaande tools, sjablonen en werkwijzen
• Algemene kennis en vaardigheden opgedaan tijdens het project
• Herbruikbare componenten of frameworks die niet specifiek voor de Klant zijn ontwikkeld

6.3 Materialen van derden

Software, API's of diensten van derden die in het project worden gebruikt, blijven onderworpen aan hun respectieve licentievoorwaarden. De Klant is verantwoordelijk voor het behouden van de vereiste abonnementen.

7. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke of gevoelige informatie die tijdens de samenwerking wordt gedeeld, strikt vertrouwelijk te houden. Deze verplichting geldt gedurende 3 jaar na afronding van het project.

Vertrouwelijke informatie omvat geen informatie die openbaar beschikbaar is, onafhankelijk is ontwikkeld, of rechtmatig van een derde partij is ontvangen.

8. Garanties en uitsluitingen

8.1 Onze garanties

Wij garanderen dat:

• Diensten worden uitgevoerd met de nodige vakkundigheid en zorgvuldigheid
• Deliverables in grote lijnen overeenkomen met de overeengekomen specificaties
• Wij het recht hebben om de diensten te leveren

8.2 Uitsluitingen

Voor zover maximaal toegestaan door de wet, wijzen wij alle andere garanties af, uitdrukkelijk of stilzwijgend. Wij garanderen niet:

• Specifieke bedrijfsresultaten, omzetstijgingen of kostenbesparingen
• Ononderbroken of foutloze werking van automatiseringen
• Compatibiliteit met toekomstige updates van diensten van derden

9. Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover maximaal toegestaan door het toepasselijke recht:

• Is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot de vergoeding die voor het specifieke project is betaald
• Zijn wij niet aansprakelijk voor enige indirecte, incidentele, bijzondere of gevolgschade
• Zijn wij niet aansprakelijk voor verlies van winst, gegevens, omzet of goodwill
• Zijn wij niet aansprakelijk voor schade als gevolg van storingen bij diensten van derden

Niets in deze Voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit voor overlijden of lichamelijk letsel als gevolg van nalatigheid, fraude of enige aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten.

10. Duur en beëindiging

10.1 Looptijd

Deze Voorwaarden zijn van toepassing vanaf het moment dat je onze website bezoekt of onze diensten afneemt, en blijven van kracht totdat alle projectverplichtingen zijn nagekomen.

10.2 Beëindiging door de klant

De Klant kan een lopend project beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van 14 dagen. De Klant blijft verantwoordelijk voor de betaling van alle tot de beëindigingsdatum uitgevoerde werkzaamheden, plus eventuele niet-opzegbare kosten van derden.

10.3 Beëindiging door het bedrijf

Wij kunnen diensten onmiddellijk beëindigen of opschorten indien de Klant deze Voorwaarden schendt, betalingen uitblijven of de diensten voor onwettige doeleinden worden gebruikt.

11. Vrijwaring

De Klant vrijwaart SmartAutomated van alle claims, schade of kosten die voortvloeien uit:

• Schending van deze Voorwaarden door de Klant
• Overtreding van toepasselijke wetgeving door de Klant
• Door de Klant aangeleverde materialen die inbreuk maken op rechten van derden
• Gebruik van deliverables op een niet-toegestane manier door de Klant

12. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging in de nakoming van verplichtingen als gevolg van omstandigheden buiten redelijke controle, zoals natuurrampen, oorlog, terrorisme, rellen, overheidsmaatregelen, pandemieën of infrastructuurstoringen.

13. Geschillenbeslechting

13.1 Minnelijke schikking

Beide partijen verbinden zich ertoe eventuele geschillen eerst via onderling overleg in der minne te regelen, alvorens juridische stappen te ondernemen.

13.2 Bemiddeling

Indien een minnelijke schikking niet mogelijk is, verbinden partijen zich ertoe het geschil voor te leggen aan een bemiddelaar alvorens een rechtszaak aan te spannen.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Voorwaarden worden beheerst door en uitgelegd overeenkomstig het Belgisch recht. Alle geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Belgische rechtbanken.

Voor consumenten die in de EU woonachtig zijn, doet deze rechtskeuze geen afbreuk aan de bescherming die wordt geboden door dwingende bepalingen van het recht van het land waar de consument zijn gewone verblijfplaats heeft, waaronder het Belgisch Wetboek van economisch recht.

15. Rechten van EU-consumenten

Als je een consument bent in de Europese Unie, beschik je over bepaalde wettelijke rechten waarvan niet kan worden afgeweken:

• Herroepingsrecht: Bij overeenkomsten op afstand beschik je mogelijk over een bedenktermijn van 14 dagen. Dit recht vervalt echter zodra de diensten volledig zijn uitgevoerd met jouw voorafgaande toestemming.
• Wettelijke garanties: Diensten moeten worden uitgevoerd met de nodige vakkundigheid en zorgvuldigheid, zoals wettelijk vereist.
• Buitengerechtelijke geschillenbeslechting: Je kan gebruik maken van het EU-platform voor onlinegeschillenbeslechting via https://ec.europa.eu/consumers/odr

16. Wijzigingen aan de voorwaarden

Wij behouden ons het recht voor deze Voorwaarden op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een bijgewerkte ingangsdatum. Bij wezenlijke wijzigingen die bestaande klanten betreffen, geven wij 30 dagen vooraf bericht via e-mail. Voortgezet gebruik van onze diensten na wijzigingen geldt als aanvaarding.

17. Deelbaarheid

Indien een bepaling van deze Voorwaarden niet afdwingbaar of ongeldig blijkt te zijn, wordt die bepaling beperkt tot het minimaal noodzakelijke, en blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

18. Volledige overeenkomst

Deze Voorwaarden vormen, samen met eventuele projectvoorstellen, opdrachtbevestigingen en ons privacybeleid, de volledige overeenkomst tussen jou en SmartAutomated en vervangen alle eerdere onderhandelingen, verklaringen of afspraken met betrekking tot het onderwerp.

19. Contactgegevens

Voor vragen over deze algemene voorwaarden, neem je contact met ons op via: